Proje Yönetim Enstitüsü (Project Management Institute -PMI) tarafından yayınlanan ve dünya genelindeki tüm projelerde kullanılabilecek ortak bir mühendislik dilinin ve takip sisteminin oluşturulmasında kılavuz olarak alınan PMBOK’da tanımlanan Proje Yönetim süreçlerinin 5 aşamadan oluştuğunu söyleyebiliriz.

Bunlar: Başlatma, Planlama, Yürütme, İzleme ve Kontrol, Kapatma şeklindedir.

Yazımızda ilk olarak bu süreçleri kısaca detaylandırıp, Asıltaş Mühendislik olarak çalışmalarımızla projenize nasıl bir fayda sağlayabileceğimize de yer yer değineceğiz.

• Başlatma:

Proje başlatma talebi oluşturulur. Proje sahibi işletmenin/kurumun ihtiyaçları ve istenen proje doğrultusunda, projenin özet gerekçesi, temel hedefi, proje sonucunda oluşturulması hedeflenen çıktılar (teslimatlar),  kısıtlar ve varsayımlar, potansiyel proje riskleri ile olası alternatif çözümler, tahmini bütçe ve zaman ölçeği belirtilerek proje hayata geçirilmeye başlanır.

Sürecin sonunda Proje Başlatma Belgesi, Proje Beratı olarak da bilinir, projenin resmen tanındığını belirten doküman oluşturulur. Bu belge ile kuruluşunuzun projenin arkasında durduğu bir nevi ilan edilmiş olur. Projelerdeki her aşamayı belgelendirmek ve kayda almak oldukça önemlidir.

Bu süreçte Asıltaş Mühendislik olarak, ihalesine çıkacağınız inşaat projesinin tahmini bütçesini oluştururuz.

• Planlama:

Bu aşamada Asıltaş Mühendislik olarak, ihalesine çıkacağınız/ yaptıracağınız/ yapım işine teklif vereceğiniz inşaat projesinin keşfini hesaplayarak proje bütçenizi oluşturmaktayız.

Bu sayede, daha kazısına başlanmamış sahanızda, tek bir çivisi dahi çakılmayan projenizin işin sonunda size ne kadara mal olacağını bilerek mali planlamanızı yapmaya başlayabilirsiniz.

Planlama süreci 9 ana gruptan oluşur:

1. Kapsam Yönetimi: Gereksinimlerin oluşturulması ve kapsamın tanımlanması
2. Zaman Yönetimi: Aktivitelerin tanımlanması, aktivite kaynaklarının belirlenmesi, aktivite sürelerinin tahmini zaman çizelgesinin oluşturulması
3. Maliyet Yönetimi: Maliyetin tahmini, bütçe planlaması yapılması
4. Tedarik Yönetimi: Tedariklerin belirlenmesi ve planlanması
5. Entegrasyon Yönetimi: Proje yönetim planının geliştirilmesi
6. Kalite Yönetimi:  Kalite standartlarının belirlenmesi, bu standartlara ulaşacak gereksinimlerin belirlenmesi ve kalite planlaması yapılması
7. Risk Yönetimi: Risklerin tanımlanması, analizinin yapılması ve planlanması
8. İletişim Yönetimi: İletişim planlamasının yapılması
9. İnsan Kaynakları Yönetimi: İK planlamasının yapılması

• Yürütme Süreci

Planlama sürecinde oluşturulan verilere göre projenin uygulanmasıdır. Aşağıdaki süreçlerden oluşur:

1. Projenin yürütülmesi, yönlendirilmesi ve yönetilmesi
2. Kalite kontrolünün sağlanması
3. Ekip ve ekipman tedariği ve yönetilmesi
4. İletişimin sağlanması
5. Tekliflerin toplanması ve tedarikçi seçimi
6. İş paketleri ve aktivitelerin gerçekleştirilmesi

Asıltaş Mühendislik olarak projenizde müşavir (kontrol) firması olarak yer alabilir, inşaatın her aşamasında tamamlanan imalatların kontrolünü yaparak sizin adınıza projenizi takip edebiliriz.

Hazırlayacağımız haftalık/aylık raporlamalar ile yapım ve maliyet konularında projenin neresinde olduğumuzu kontrol edebilir; gerekli görülen hallerde düzeltici önlemler alabilmeniz için sizi uyarırız.

Bu aşamada oluşan veriler, planlama sürecini değiştirebileceği gibi, izleme, kontrol ve kapatma süreçlerini de etkiler.

• İzleme ve Kontrol

Projenin planlamaya göre zaman, maliyet ve kapsam bileşenleri dahilinde uygulanmasının izlenmesi ve kontrol edilmesidir.

Kapsamın onaylanması ve kontrol edilmesi,  proje programı ve maliyetinde meydana gelecek değişikliklerin izlenmesi ve kontrolü, ekip ve ekipman takibi, performans değerlendirmesi, performans geliştirilmesi, koordinasyon, risklerin izlenmesi ve kontrol edilmesi, risk önleme planlarının uygulanması.

• Kapatma

Projenin ilgili tarafa devredilmesi, süreçlerin tamamlanıp dosyaların kapatılmasıdır.